Nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên nhập khẩu cùng một số mặt hàng quen thuộc — từ linh kiện điện tử đến nguyên phụ liệu sản xuất. Mỗi lần tạo tờ khai hải quan, nhân viên chứng từ lại phải nhập HS Code, mô tả hàng hóa và đơn vị tính lặp đi lặp lại. Công việc tưởng đơn giản nhưng tốn thời gian và dễ dẫn đến sai sót khi số lượng mặt hàng tăng lên.
XNK.AI ra mắt tính năng Danh sách hàng (Product Code List) — cho phép bạn lưu sẵn thông tin sản phẩm vào danh sách riêng của mình và để hệ thống tự động điền khi tạo tờ khai từ chứng từ. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tính năng này.
Danh sách hàng là gì?
Danh sách hàng là danh sách riêng của mỗi tài khoản XNK.AI, lưu trữ thông tin cốt lõi của từng sản phẩm:
- Mã sản phẩm (Product Code): Mã định danh hàng hóa (thường lấy từ Invoice: Product Code, Product ID, Product Number).
- HS Code: Mã phân loại hàng hóa theo biểu thuế xuất nhập khẩu (8 chữ số).
- Mô tả sản phẩm: Tên hàng hóa dùng khi khai báo.
- Đơn vị tính: PCE (cái), KGM (kg), v.v.
Khi bạn tạo tờ khai từ chứng từ (Invoice, Packing List), AI trích xuất mã sản phẩm từ tài liệu. Nếu mã hàng trùng với danh sách của bạn, hệ thống sẽ tự động điền HS Code, mô tả và đơn vị sẵn — giúp giảm nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót.
Cách sử dụng Danh sách hàng trên XNK.AI
Thêm mã hàng thủ công
- Vào Cài đặt → Danh sách hàng (/dashboard/settings/product-codes).
- Nhấn Thêm mã hàng.
- Điền các trường:
- Mã sản phẩm: Mã hàng trên Invoice (bắt buộc).
- HS Code: Đúng 8 chữ số, phải có trong danh mục biểu thuế.
- Mô tả sản phẩm: Tên hàng dùng khi khai báo.
- Đơn vị tính: Chọn từ danh sách (mặc định PCE).
Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa mã hàng bất cứ lúc nào từ bảng danh sách.
Import từ Excel
Nếu bạn đã có sẵn danh sách hàng trong Excel, có thể import hàng loạt:
- Nhấn Import Excel trong màn hình Danh sách hàng.
- Chọn file Excel (.xlsx hoặc .xls).
- Chọn sheet cần import và ánh xạ cột:
- Mã sản phẩm (bắt buộc)
- HS Code (bắt buộc, đúng 8 chữ số)
- Mô tả (tùy chọn)
- Đơn vị (tùy chọn)
- Hệ thống kiểm tra:
- HS Code đúng format 8 chữ số và tồn tại trong danh mục.
- Đơn vị tính nếu có phải thuộc danh sách chuẩn.
- Xem preview, xóa hàng không cần import nếu cần, rồi nhấn Import.
Mã hàng trùng với danh sách hiện có sẽ được cập nhật (ghi đè thông tin cũ).
Tự động điền khi tạo tờ khai
Quy trình diễn ra hoàn toàn tự động:
- Bạn tạo tờ khai bằng cách tải lên chứng từ (Invoice, Packing List, B/L, C/O…).
- AI trích xuất danh sách hàng hóa từ tài liệu, bao gồm mã sản phẩm.
- Hệ thống so khớp mã sản phẩm với Danh sách hàng của bạn.
- Các sản phẩm khớp sẽ được điền sẵn HS Code, mô tả, đơn vị với nguồn là "Danh sách hàng của bạn".
Bạn chỉ cần kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần trước khi hoàn tất tờ khai.
Lợi ích dành cho doanh nghiệp
| Trước khi dùng Danh sách hàng | Với Danh sách hàng |
|---|---|
| Nhập HS Code, mô tả lặp lại mỗi tờ khai | Tự động điền từ danh sách đã lưu |
| Dễ nhầm mã HS hoặc mô tả khi có nhiều mặt hàng | Thống nhất thông tin, giảm sai sót |
| Tốn thời gian với hàng lặp lại | Tiết kiệm thời gian cho nhân viên chứng từ |
Tính năng đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp:
- Thường xuyên nhập cùng một số mặt hàng.
- Có nhiều mã sản phẩm cố định từ nhà cung cấp.
- Muốn chuẩn hóa HS Code và mô tả hàng giữa các lô.
Lưu ý quan trọng
- HS Code phải đúng 8 chữ số và tồn tại trong danh mục biểu thuế. Hệ thống sẽ báo lỗi nếu format sai hoặc mã không có trong danh mục.
- Đơn vị tính phải thuộc danh sách chuẩn (PCE, KGM, LTR, v.v.). Nếu không chắc, có thể để trống để dùng mặc định (PCE).
- Mã sản phẩm là duy nhất trong danh sách của mỗi tài khoản. Mã trùng nhau sẽ được ghi đè khi import.
Kết luận
Danh sách hàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình khai báo hải quan khi thường xuyên xử lý cùng nhóm mặt hàng. Chỉ cần lưu thông tin một lần (thủ công hoặc import Excel), hệ thống sẽ tự động điền khi tạo tờ khai từ chứng từ — tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro nhầm lẫn.
👉 Thiết lập Danh sách hàng ngay | 👉 Tạo tờ khai tự động
Bài viết liên quan: