Lưu ý: Tính năng này là phiên bản nâng cấp mạnh mẽ của Danh sách hàng (Product Code List) – lưu và tái sử dụng. Nội dung cũ vẫn giúp nắm khái niệm nền tảng; bài này bổ sung chi tiết về import lịch sử từ ECUS, Excel/CSV, file lớn xử lý nền, mapping mã nội bộ – hải quan và ảnh minh họa cập nhật — nên ưu tiên tham khảo khi triển khai trên hệ thống hiện tại.
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường cất giữ hàng nghìn dòng hàng đã khai trên ECUS hoặc trong bảng tính nội bộ. Nếu mỗi lần lên tờ khai mới đều gõ lại HS Code và mô tả từ đầu, vừa tốn thời gian vừa dễ lệch so với những lô đã được thông quan trước đó.
Tác dụng cốt lõi của tính năng là nâng cao chất lượng khai báo nhờ khai thác lịch sử khai báo của chính doanh nghiệp: những cách ghi mã, phân loại HS và mô tả hàng đã từng qua thực tế khai — và phần lớn là đã phù hợp với hải quan — được đưa vào hệ thống làm mốc tham chiếu cho các lần khai tiếp theo.
Import lịch sử khai hàng cho phép bạn đồng bộ toàn bộ hoặc từng phần dữ liệu đó vào danh sách Mã hàng của tổ chức. Khi bạn tải chứng từ lên để tạo tờ khai, XNK.AI khớp theo mã sản phẩm rồi điền HS Code, mô tả, đơn vị và các trường liên quan theo đúng cách từng được khai trong quá khứ; trên giao diện khai báo, nguồn gợi ý này hiển thị dưới nhãn “Lịch sử tờ khai của bạn”.
Bài viết sau giải thích bản chất tính năng, các cách import thường gặp (kèm ảnh minh họa trong /images/guide/), những tình huống cần lưu ý và hiệu quả khi đưa vào quy trình hằng ngày.
Tính năng này là gì, hoạt động ra sao?
Import lịch sử khai hàng là thao tác tải file — export từ ECUS, hoặc Excel/CSV doanh nghiệp tự quản — vào trang Mã hàng tại /dashboard/customs-settings/product-codes. Sau khi import, luồng tạo tờ khai không chỉ dựa trên mô tả chung trên chứng từ mà còn có thể căn cứ trực tiếp vào cách bạn đã khai hàng trước đây, giúp tờ khai mới đồng nhất và dễ kiểm soát hơn so với việc mỗi nhân viên tự diễn giải lại từ đầu.
Hệ thống đọc và chuẩn hóa các cột tối thiểu sau:
- Mã sản phẩm (bắt buộc) — thường trùng với mã trên Invoice hoặc mã hàng trên tờ khai ECUS.
- HS Code (bắt buộc) — đúng 8 chữ số và nằm trong danh mục biểu thuế mà XNK.AI kiểm tra.
- Mô tả, Đơn vị (tùy chọn; đơn vị phải là mã chuẩn theo ECUS nếu có nhập).
Với file export ECUS, ngoài các trường trên, hệ thống còn tách và lưu thêm thông tin gắn với tờ khai và từng dòng hàng (ví dụ xuất xứ, đơn vị 2, mã biểu thuế NK/XK, thông tin đối tác và doanh nghiệp trên chứng từ…) để phục vụ khớp và điền chi tiết khi bạn soạn tờ khai mới.
Tóm lại, tính năng mang lại:
- Chất lượng khai báo: Gợi ý điền bám lịch sử đã khai, thu hẹp khoảng cách giữa cách ghi trên chứng từ nhà cung cấp và cách khai thực tế mà doanh nghiệp đã áp dụng thành công.
- Chuẩn hóa một lần, dùng nhiều lần: Cùng một nhóm mặt hàng lặp lại được xử lý thống nhất trên danh sách Mã hàng.
- Giảm nhập tay: Khi AI đã trích mã sản phẩm từ chứng từ, HS và mô tả có thể được điền sẵn từ danh sách.
- Nhất quán với các lô đã thông quan — đặc biệt rõ khi nguồn dữ liệu là export ECUS.
Vào màn quản lý danh sách Mã hàng
Từ menu người dùng ở góc giao diện, chọn Tờ khai → Mã hàng để mở trang quản lý danh sách và các thao tác import.
Bạn cũng có thể mở trực tiếp đường dẫn Mã hàng khi đã đăng nhập và chọn đúng tổ chức.
Trên trang này có phần giới thiệu ngắn, liên kết tới Mapping mã nội bộ – hải quan (khi Invoice dùng mã nội bộ khác với mã trên ECUS), bảng danh sách hiện có và nút Import Excel / CSV.
Các cách đưa dữ liệu vào hệ thống
1. Thêm từng mã thủ công
Thích hợp khi mới làm quen, hoặc khi chỉ cần bổ sung vài dòng lẻ mà không muốn chuẩn bị file.
- Nhấn Thêm mã hàng.
- Điền Mã sản phẩm, HS Code (đủ 8 chữ số), Mô tả và Đơn vị theo form, rồi lưu.
2. Import từ Excel / CSV tổng quát
Dùng khi bạn đã có bảng nội bộ (báo cáo kho, master data, v.v.) với ít nhất cột mã hàng và HS, muốn đưa hàng loạt vào danh sách một lượt.
- Chọn file
.xlsx,.xlshoặc.csv. - Với Excel, chọn đúng sheet; sau đó ánh xạ từng cột sang Mã sản phẩm, HS Code (bắt buộc), Mô tả và Đơn vị (tùy chọn — có thể chọn “Không dùng” nếu file không có).
- Đọc bảng xem trước, chỉnh hoặc loại dòng không hợp lệ, rồi xác nhận import.
3. Import từ file export ECUS (đúng nghĩa “lịch sử khai”)
Đây là nguồn sát nhất với khái niệm lịch sử khai hàng: file xuất từ ECUS giữ đúng cấu trúc tờ khai và dòng hàng đã khai. Hệ thống có thể kèm theo các thông tin phụ trợ trong file (ví dụ tên doanh nghiệp, đối tác, ngữ cảnh tờ khai) để phục vụ khớp và điền tinh chỉnh hơn so với một bảng Excel tự do.
- Trên trang Mã hàng, nhấn Import Excel / CSV và chọn file export ECUS (thường là
.xlsx). - Khi nhận diện được file ECUS, hộp thoại báo “File export ECUS” và gợi ý sẵn mapping cột; bạn vẫn nên rà lại sheet và từng cột trước khi gửi import.
- Trong bảng xem trước, các dòng sai định dạng HS, HS không có trong danh mục, hoặc đơn vị không hợp lệ được làm nổi bật; có thể xóa khỏi lô những dòng không muốn đưa vào.
- Nhấn nút import tương ứng số dòng hợp lệ để ghi vào danh sách Mã hàng.
4. Mapping mã nội bộ – hải quan (Invoice khác mã ECUS)
Khi chứng từ ghi mã nội bộ (SKU, mã ERP…) trong khi trên tờ khai hoặc trong ECUS lại dùng mã hàng hải quan, cần bảng quy đổi để bước khớp với danh sách Mã hàng diễn ra đúng.
Vào Mapping mã nội bộ – hải quan tại /dashboard/customs-settings/internal-customs-map, thêm từng cặp mã hoặc import CSV/Excel theo hướng dẫn trên màn hình.
Các trường hợp cần lưu ý
- File rất lớn: Vượt ngưỡng xử lý trực tiếp trên trình duyệt thì import chuyển sang xử lý nền: bạn vẫn xem được một đoạn đầu để kiểm tra mapping, sau đó dữ liệu đã map được gửi lên máy chủ. Không cần chờ tại chỗ; kết quả hiện trên trang Mã hàng và có email tóm tắt (số dòng thành công, lỗi, v.v.).
- Trùng mã với danh sách hiện có: Giao diện cảnh báo khi mã trong file trùng mã đã có; import vẫn có thể thêm dòng mới — cùng một mã vẫn có thể tồn tại nhiều bản ghi với HS hoặc mô tả khác nhau (phản ánh nhiều lô khai khác nhau). Trong cùng một lần import, các dòng trùng hoàn toàn có thể được gộp để tránh nhân đôi không cần thiết.
- Lỗi kiểm tra dữ liệu: HS phải đủ 8 chữ số và có trong danh mục; đơn vị phải là mã chuẩn hoặc để trống. Nên sửa file nguồn hoặc loại dòng lỗi khỏi lô trước khi import lại.
- File CSV: Nên lưu UTF-8 để tránh lỗi hiển thị tiếng Việt sau khi import.
Hiệu quả khi đưa vào quy trình
- Chất lượng khai báo: Mỗi đợt import là cập nhật thêm “bộ nhớ khai thực tế” của doanh nghiệp; tờ khai sau kế thừa cách ghi HS, mô tả, đơn vị và chi tiết dòng hàng từ các lần trước thay vì xây lại từ con số không.
- Thời gian: Một lần import, nhất là từ ECUS, thay cho việc nhập tay hàng trăm hoặc hàng nghìn dòng vào danh sách hoặc vào từng tờ khai tay.
- Độ chính xác thực tế: HS và mô tả bám dữ liệu đã khai hoặc đã qua vòng kiểm soát, hạn chế copy nhầm giữa nhiều phiên bản file.
- Kết hợp AI và lịch sử: Ở bước tạo tờ khai từ chứng từ, AI trích thông tin từ chứng từ, đồng thời hệ thống khớp với lịch sử tờ khai của bạn; bạn tập trung rà soát ngoại lệ thay vì gõ lại toàn bộ.
Đọc thêm: Danh sách hàng (Product Code List) – lưu và tái sử dụng · Tự động tạo tờ khai hải quan